Hazır Ofis. Bu yazımda size son zamanlarda çok popüler bir sistem olan hazır ofis hakkında bilgi vereceğim. Masrafları azaltmak adına tercih edilen bu düzen gerçekten faydalı mı ? Sonuna kadar okumanızı tavsiye ederim, böylelikle konu hakkında net bilgilere sahip olacaksınız.
Tarihe baktığımızda ilk paylaşımlı ofis kullananların 1995’de Berlin’de ortaya çıktığını görüyoruz. Kar amacı gütmeyen C-Base organizasyonu adı altında aynı mekanda birbirini tanıyan veya tanımayan onlarca kişi farklı masalarda çalıştılar. Organizasyon, ücretsiz ve ortak olarak kullanılabilen bir çalışma ortamı sunarak verimli işler ortaya çıkmasını, bilgisayar yazılımları, donanımlar ve ağlar konusunda bilgi üretilmesini sağlıyordu.
Bu çalışma modeli insanlara sıra dışı ve yenilikçi bir çalışma şeklini de sevdirmiş oldu. İnsanlar paylaşımlı ofis veya hazır ofis olarak bilinen ortamlarda çalışmayı kısa sürede kabullendiler. Üstelik avantajları da vardı. Şimdi hazır ofis nedir meselesine gelmeden önce iki tanımın aslında farklı hizmetler olmasına rağmen zaman zaman karıştırıldığını belirtmek isterim.
Hazır Ofis Nedir ?
Hazır ofis; şirket veya şahısların ofis işlerini yürütebileceği olanaklarla önceden hazırlanmış, ücret karşılığı kiralanan gerçek mekanlardır. Fiyatlar verilecek hizmetlere ve imkanlara göre farklılık gösterir. Hazır ofis hizmeti kiralamadan önce anlaşılması gereken bazı hususlar vardır şimdi onlardan bahsedelim.
Kiralanan ofis sadece size özel oda, masa ve ekipman mı sunacak yoksa tüm müşterilerin müsait olan oda veya masayı kullandığı bir hizmet modeli mi olacak. İşte bu en başta anlaşılması gereken bir konudur.
Bazen iki hizmet sağlayıcısı arasında uçurum fiyat farkları ile karşılaşırsınız fiyat farkının sebebi budur. Hizmet alacağınız firma kaynaklarını sadece size adapte ederse fiyatlar yükselir, ortak kullanıma açarsa fiyatlar düşer.
Kullanılacak ofis kaynaklarının yanı sıra ofisin konumu ve dizaynı da çok önemlidir. Düşünsenize dış ticaret işinizi kurdunuz ve yurtdışından ilk müşteriniz gelecek. Müşterinizi otoparklı, girişinde güvenlik personelleri ve sekreterleri olan, tertemiz ve lüks görünen bir ofiste hususi bir odada misafir edip görüşmenizi bitirdikten sonra yolcu etseniz, bir kahve dükkanında görüşmekten daha itibarlı olmaz mı ?
Eğer hazır ofisi olarak herkesin ortak kullanacağı alanlarda, ofise gelenin müsait oda veya masayı kullanacağı bir düzen var ise bu aslında paylaşımlı ofis hizmetidir. Buna karşın bu hizmetleri satanlar da alanlarda kelimelere ve terimlere fazla dikkat etmediği için genellikle önce herhangi bir firma bulunur ve sonra imkanlar sorularak uygun hizmet modeli alınır.
Hazır ofis kiralamanın en büyük avantajı sizin sadece kendi işinize odaklanabilmenizdir. Ofisin temizliği, elektriği, suyu, sekreterlik hizmetleri, eskiyen araç gereçleri, arızalı aydınlatmalar, network arızaları ve güvenlik gibi hiç bir konu ile sizin yerinize hizmet aldığınız firma ilgilenir.
Daha da iyisi siz ofiste yokken bile kargolarınızı karşılayacak, zarflarınızı teslim alacak ve hatta telefonlarınıza cevap verecek birileri olabilir.
Bu sistem eğer size göre fazla ise çoğu hizmete gereksiz gözüyle bakıyorsanız hatta bana sadece şirket kuracağım için adres gösterebileceğim basit bir ofis yeterli diyorsanız sizin ihtiyacınız hazır ofis veya paylaşımlı ofis değil sanal ofistir. Sanal ofis konusunu başka bir yazımda işleyeceğim.
Bir firma ile görüşmeden önce ihtiyaçlarınızı ve bütçenizi belirleyin. Daha sonra şu kriterleri talep edebileceğinizi göz önünde bulundurun; hususi oda, hususi toplantı odası veya hususi bir kat kiralayabileceğiniz gibi paylaşımlı odaları da tercih edebilirsiniz. Yarım gün veya tam gün kullanım talep edebileceğiniz gibi haftanın belirli günlerini de rezerve edebilirsiniz.
Mekan üzerindeki alanları ve kullanım zamanlarını belirledikten sonra alacağınız personel hizmetlerini de görüşebilirsiniz, özel asistan, özel sekreter veya özel güvenlik talebinin yanı sıra daha uygun ücretle bir kaç firmaya hizmet veren personellerden de hizmet alabilirsiniz. Ayrıca bazı firmalar farklı şehirlerdeki mekanlarını da kullanımınıza sunabiliyor, böylelikle gittiğiniz şehirlerde de ofisiniz olmuş oluyor.
Gördüğünüz gibi hazır ofis kiralama aslında çok esnek bir sistem ve tamamen sizin talepleriniz üzerine şekillenebiliyor.
Hazır ofis kiralama kimler için uygun ?
- Düşük bütçeli ve yalnızca adres göstermek isteyen yeni kurulmuş şirketler
- Yüksek bütçesi olan prestijli mekanlar kiralamak isteyen şirketler
- Farklı şehirlerde çalışanlarına ofis ortamı sunmak isteyen büyük şirketler
- Az çalışanlı, ofis işleri uğraşmak istemeyen pazarlama şirketleri
- Şahıs şirketi kurarak tek başına müşterilerine hizmet verenler
- Freelancer çalışıp bazen müşterileri ile toplantı yapması gerekenler
- Genellikle evden çalışıp bazen kurumsal bir kimlikle müşterilerini ağırlamak isteyenler
Listeyi daha uzatabilirdim ama artık bu sistemin ne amaçla ve nasıl kullanılabileceğini iyi anlatabildiğimi düşünüyorum.
Son olarak özet geçecek olursam; ofis işleri ile uğraşmak istemeyenler, işyeri kiralama masraflarını en aza indirmek isteyenler veya sadece adres göstermek için küçük bir oda kiralamak isteyenler hazır ofis firmaları ile görüşüp hemen hizmet alabilirler.
Blogumu ziyaret ederek hazır ofis başlıklı içeriğimi okuduğunuz için teşekkürler. Tecrübelerinizi veya eklemek istediklerinizi yorumlardan yazarak paylaşabilirsiniz. Herkese iş hayatına başarılar dilerim.
Mühendis, İstanbul
Yıldız Teknik Üniversitesi Metalurji ve Malzeme Mühendisliği Mezunu, Sistem Uzmanı ve Dış Ticaret Uzmanı.
İlk yorum yapan sen ol !